Unser Praxistest von Microsoft Teams im Jahr 2022

Erst kürzlich haben wir einen genauen Blick auf die wachsende Bedeutung der „Unternehmenskommunikation“ geworfen, mit einer praktischen Bewertung von Webex Teams. Zur weiteren Abrundung dieser Diskussion (und zur Vorbereitung auf unseren Beitrag Ultimatives Kopf-an-Kopf-Rennen: Microsoft Teams vs. WebEx Teams), wollten wir einen weiteren genauen Blick auf den wahrscheinlich größten Anwärter auf die Enterprise UC&C-Goldmedaille werfen: Microsoft Teams.

Es ist nicht das erste Mal, dass wir Microsoft Teams unter die Lupe nehmen, aber im Laufe der Zeit haben sich natürlich einige Dinge geändert. Da UC-Lösungen für Unternehmen immer mehr an Bedeutung gewinnen, sehen wir, wie Unternehmen die einfacheren Interaktionslösungen schnell durch diese vollständigen und robusten Partnerschaftsplattformen ersetzen.

Zweifellos erobern diese geschäftsfähigen Kooperationsplattformen schnell den Markt und verzweigen ihre Fähigkeiten weit über den persistenten Chat hinaus in wichtige Fähigkeiten wie verstärkte visuelle Zusammenarbeit und sogar die neueste Technologie wie künstliche Intelligenz.

Um die bestehenden Möglichkeiten besser zu verstehen und um zu verstehen, warum diese Optionen den Markt so schnell beherrschen, haben wir uns die neueste Version von Microsoft Teams genauer angesehen.

 

Eine Standalone Erweiterung zu Office 365

Ohne sich zu sehr auf das Wie und Warum zu konzentrieren, hat Microsoft einen eigenen Ansatz für den Kooperationsmarkt entwickelt, der sich gut in das Office 365-Ökosystem einfügen würde. So einfach ist das im Grunde. Damit ist aber noch nicht alles gesagt: Teams ist eine unglaublich leistungsfähige Plattform, die die Zusammenarbeit über einfache Einzel- oder Gruppenchats hinaus erweitert.

“ Microsoft Teams ist eine Partnerschafts-App, die Ihrem Team dabei hilft, sich zu organisieren und Gespräche zu führen – alles an einem Ort. Hier ist ein kurzer Blick auf die linke Seite von Teams.“

Mit einer so leistungsstarken Cloud-Plattform, die den Zugang zum derzeit beliebten Microsoft-Portfolio erleichtert, sah Microsoft eine Chance, dieses neue Kooperationsparadigma zu nutzen.

Natürlich ist dem Unternehmen die Kommunikation nicht fremd, da es u. a. Skype erworben und weiterentwickelt hat. Wie ich jedoch bereits in der Vergangenheit festgestellt habe, ist Microsoft Teams „nicht nur eine weitere Messaging-App, die Sie auf Ihren Desktop und Ihr Telefon herunterladen, wie Slack“.

Stattdessen geht es bei Teams um die Zugehörigkeit zur Office 365-Community. Mit Microsoft Teams haben die Nutzer Zugriff auf eine Reihe von Funktionen, die in vier Kategorien unterteilt sind:.

  • Teams – Entdecken und entwickeln Sie Kanäle, um „Meetings vor Ort abzuhalten, Diskussionen zu führen und Dateien zu teilen“
  • Konferenzen— Sehen Sie alles, was Sie für den Tag oder die Woche geplant haben. Oder planen Sie eine Besprechung. Dieser Kalender wird mit Outlook synchronisiert, ein Beispiel für die tiefe Office 365-Integration.
  • Anrufe— Unternehmen können ihre Teams um VoIP-Anrufe erweitern, die über Chat und Partnerschaft hinausgehen. sipcall ist der derzeit bekannteste Anbieter in Sachen Microsoft Teams Telefonie.
  • Aktivität— Behalten Sie den Überblick über alle ungelesenen Nachrichten, @Merkungen, Antworten und mehr

Seit meinem letzten Blick auf Teams hat sich einiges geändert; Microsoft verwendet jetzt eine kostenlose Variante von Teams, die es Unternehmen ermöglicht, Teams zu nutzen, ohne eine komplette Office 365-Mitgliedschaft zu benötigen. Aber die Option, die gesamte Plattform zu aktualisieren und zu erwerben, besteht für diejenigen, die sich dafür entscheiden, dies zu tun.

Und ehrlich gesagt, ist dies ein relativ großes Verkaufsargument für Microsofts Teams-Plattform – die tiefe Kombination mit dem Rest der Office 365-Umgebung. Seien wir ehrlich, Microsofts Apps waren und werden wahrscheinlich auch weiterhin die bevorzugten Unternehmensdienste für eine Vielzahl von Aufgaben sein. Wir können uns eine Welt ohne Word, Excel und PowerPoint nicht wirklich vorstellen – oder zumindest ein Minimum an deren Einfluss.

 

Microsoft Teams verwenden: Das User Interface

Wie bei fast jeder anderen UC&C-Anwendung schafft es Microsoft, die Navigation recht einfach zu gestalten, mit einem primären Inhaltsfenster vorne und in der Mitte und einer links davon ausgelösten Navigation. Niemand versucht hier, das Rad neu zu erfinden, es soll nur bequemer werden.

Wie bei vielen anderen UC- oder Collaboration-Apps gibt es vier Symbole auf der linken Seite für die Hauptnavigation, dieses Mal jedoch mit einer kleinen Textbeschriftung zur Unterstützung des Symbols, einfach für den Fall, dass Sie nicht herausfinden können, was das Foto einer Chatblase bedeutet.

Aber Microsoft hat den Stil von Teams ein wenig verändert und konzentriert sich mehr auf das Gruppenelement der Plattform. Die Hauptansicht, die man direkt beim Öffnen der App sieht, ist der Aktivitäts-Feed, in dem die Benutzer alles sehen können, was für ihre gesamte Organisation wichtig ist.

Dazu gehören Unterhaltungen, Dateien und, ganz ehrlich, fast alles, was Sie einbeziehen möchten, von Microsoft-Anwendungen bis hin zu Integrationen von Drittanbietern. Die Untergliederung setzt sich mit einer granulareren Ebene fort, da die nächsten Symbole im Navigationsmenü es den Nutzern ermöglichen, direkt zu Einzelchats zu springen oder sich eher auf Teams zu konzentrieren – stellen Sie sich Teams ähnlich wie gemeinsame Chatrooms vor.

Letztendlich wird der Großteil der Zusammenarbeit in Teams stattfinden. Dabei handelt es sich um Gruppen von Personen, die sich für Arbeit, Aufgaben oder gemeinsame Interessen zusammenschließen. Teams setzen sich aus Kanälen zusammen.

Jeder Kanal ist dann um ein bestimmtes Thema herum aufgebaut, z. B. „Content-Produktion“ oder „Marketing-Optimierung“. Innerhalb der Kanäle können die Benutzer miteinander sprechen, sich treffen, zusammenarbeiten und Dateien austauschen.

Die Benutzer können ebenfalls direkt über die Registerkarte „Dateien“ auf Dateien zugreifen und haben eine weitere Menüschaltfläche, um ihre Leistung mit anderen Microsoft-Apps und -Diensten noch weiter zu erweitern.

Im Allgemeinen ist der Stil einfach und die Navigation leicht, aber ich kann mich des Eindrucks nicht erwehren, dass es hier eine Redundanz gibt, mit der Wahl, einen Blick auf eine abteilungsweite Aktivität zu werfen (die normalerweise Ihre Teams einschließt) oder einen anderen Blick besser auf die Teams selbst.

In einem großen Unternehmen würde dies Sinn machen, da es Abteilungen ermöglicht, sich auf kleinere Teams auszudehnen, aber es kann auch zu viele Alternativen für kleinere Teams geben – deshalb sind diese Plattformen auf größere Unternehmen zugeschnitten.

 

Teaming in Microsoft Teams: Die UX

Microsoft Teams ermöglicht durch die Nutzung der Office 365-Dienste und -Anwendungen natürlich ein hohes Maß an Partnerschaft. Benutzer können Dateien in Echtzeit gemeinsam bearbeiten, was bisher nur mit 365 generell möglich war.

Die Benutzer können auswählen, welche Anwendung sie besonders hervorheben möchten, und diese mit den Registerkarten in ihre Ansicht aufnehmen. Diese Registerkarten ermöglichen es, schnell zwischen Fenstern zu wechseln und auf relevante Dateien zuzugreifen, zum Beispiel auf das Word-Dokument, das Sie und der Rest der PR-Gruppe gemeinsam bearbeiten. Während die Diskussion über die Änderungen voranschreitet, kann jeder Benutzer sehen, welche spezifischen Änderungen vorgenommen wurden.

Zur Partnerschaft gehört aber auch die Kommunikation, die letztlich so einfach wie möglich sein muss. Wir können keine großen Hindernisse in der Methode haben, die uns ausbremsen und gleichzeitig unser Produktionstempo effizient verlangsamen.

Eine effektive Kommunikations- und Kooperationsplattform beseitigt diese Hindernisse und macht die Kommunikation noch einfacher, nicht schwieriger. Microsoft Teams schafft dies, indem es eine extreme, granulare Personalisierung der Interaktion ermöglicht. Was ich damit meine, ist, dass die Benutzer die Freiheit haben, die Themen, die sie in ihren Gesprächen behandeln wollen, durch das Unternehmen wirklich aufzuschlüsseln und einzugrenzen.

Es gibt zwei verschiedene Alternativen:.

  1. Teams – das sind die Gruppen, wie Abteilungen oder Teams, innerhalb einer Organisation. Sie müssen Teams bilden und ihnen dann Personen hinzufügen.
  2. Kanäle— Neben den Teams können die Benutzer ihre Unterhaltungen noch weiter aufteilen, und zwar mit speziellen und dedizierten Kanälen. Jedes einzelne Team beginnt automatisch mit einem eigenen dedizierten Kanal namens „Allgemein“, aber die Benutzer können je nach Bedarf weitere Kanäle für bestimmte Aufgaben oder Themen einrichten.

Wenn die Kanäle eingerichtet sind, können die Benutzer diesen Gruppenchats beitreten (solange sie sich in der Gruppe befinden), um zusammenzuarbeiten – betrachten Sie diese Kanäle als gemeinsame Chaträume für jedes spezifische Projekt oder Meeting.

Teams werden bestimmten Abteilungen gewidmet, zum Beispiel der Materialgruppe. Innerhalb der Gruppe „Inhalte“ können weitere Kanäle eingerichtet werden, z. B. „Interne Inhalte“, „Freiberufliche Inhalte“, „Material für Gastbeiträge“ und so weiter.

Diese Ebene der Unternehmenseinrichtung sollte einen großen Beitrag dazu leisten, eine ordentliche, leicht verständliche und konsistente Erfahrung zu bieten. Der größte Vorteil ist die Möglichkeit, zahlreiche dedizierte Kanäle innerhalb eines Teams zu verwalten.

In anderen Plattformen, wie Slack, können Benutzer so viele Kanäle entwickeln, wie sie möchten, und können bestimmte Kanäle bestimmten Projekten zuweisen, wie oben erwähnt, aber dies wird nur eine lange Liste von unorganisierten Kanälen erstellen. Um die Dinge zu ordnen, simuliere ich die Aufnahme einer Registerkarte „Aktivität“ am oberen Rand jedes Kanals, um die wesentlichen Teile einer Unterhaltung zu erfassen.

Die Idee geht weiter in den Bereich der „geschäftlichen Interaktionen“, wenn die Benutzer viel besser in der Lage sind, ihre Interaktionen zu arrangieren, und die Möglichkeit haben, zwischen Teams oder Abteilungen zu wechseln und sogar ihre Bemühungen (falls erforderlich) mit speziellen und dedizierten Kanälen innerhalb dieser Teams weiter zu organisieren.

Auf diese Weise muss eine Person, die Teil von mehr als einem Team ist, nicht mehr als ein Slack-Konto oder einen Slack-Bereich verwalten, sondern kann stattdessen zwischen verschiedenen Teams hin- und herspringen.

 

Microsoft’s Ansatz in Sachen KI

Bereits im September 2017 sprach Lori Wright darüber, dass Microsoft „eine brandneue Vision für intelligente Interaktionen“ habe, die ihrer Meinung nach „Anrufe und zufriedenstellende Erfahrungen für Einzelpersonen und Unternehmen auf der ganzen Welt“ verändern würde.

Der Grundgedanke war, dass dieses neue Paradigma der intelligenten Kommunikation über „traditionelle Unified Communications“ hinausgeht, indem es mehr intelligente und proaktive Funktionen beinhaltet.

Bei dieser Ankündigung ging es in erster Linie um eine Strategieverschiebung von Microsoft, die einen stärkeren Fokus auf Teams als die Kollaborationsoption legt, die für die Durchsetzung dieses Prinzips der intelligenten Interaktion verantwortlich ist.

Es hat den Anschein, dass die Strategie darin besteht, Teams zu erlauben, Skype for Business langsam aber sicher auslaufen zu lassen – ob dies die Zukunft für Microsoft ist, bleibt abzuwarten, aber die Konzentration auf intelligente Kommunikation ist auf jeden Fall weiterhin ein Kernelement der Plattform. Interessant ist jedoch, dass einige der neuesten Veröffentlichungen von Microsoft sowohl in Skype als auch in Teams eingeflossen sind, ohne dass Skype for Organization überhaupt erwähnt wird.

Werfen Sie zum Beispiel einen Blick auf Microsofts aktuelle Ankündigung einer Funktion zur Hintergrundunschärfe in Skype und Teams. Durch den Einsatz von KI können Nutzer ihren Hintergrund in einer Videokonferenz ausblenden, um die Unordnung zu verbergen.

Einerseits kann der Begriff „Intelligente Kommunikation“ verwendet werden, um die insgesamt verbesserte Partnerschaft zu erklären, die ein Dienst wie Teams bietet, vor allem Live-Bearbeitung und Dateifreigabe zusammen mit unablässigem Chat.

Aber in Wirklichkeit geht der Begriff etwas weiter, und Microsoft hebt einige interessante Funktionen hervor, die durch diese Originalität der intelligenten Zusammenarbeit ermöglicht werden:.

  • Vor Beginn einer Konferenz sucht Teams nach relevanten Informationen oder Dokumenten, die für die Zusammenarbeit hilfreich sind, und zeigt diese an.
  • Innerhalb einer Konferenz fängt Teams die Konversation ein und transkribiert sie, zusätzlich zur Zeitcodierung, zu Untertiteln und sogar zur Spracherkennung, um Äußerungen bestimmten Sprechern zuzuordnen.
  • Nach der Konferenz stellt Teams die Aufnahme und die Aufzeichnungen dieser Konferenz sofort in die entsprechenden Kanäle oder Diskussionen auf der Plattform ein. So kann jeder innerhalb der Organisation das Material der Konferenz durchsuchen und auswerten.

Bei dieser ganzen Idee geht es, wie oben beschrieben, um die Vereinfachung des Arbeitsprozesses – das ist jetzt ein bisschen ein totes Pferd, das ist das ganze Prinzip jenseits von KI und Automatisierungen.

Aber ich denke, es ist sehr wichtig zu sehen, wie diese Idee in der Realität umgesetzt wird, und Microsoft zum Beispiel hat einige sehr faszinierende reale Ansätze für die KI-Transformation.

Besonders interessant ist natürlich das wichtige Prinzip der „Intelligenten Kommunikation“, das bedeutet, dass Microsoft sich innerhalb der Teams-Plattform nicht nur darauf konzentriert, brandneue Funktionen zu präsentieren, sondern die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird, drastisch zu erneuern.

 

Unterm Strich: ein optimiertes Office 365

Diese Optionen auf Unternehmensebene sprechen eindeutig für sich und sind auf dem Weg, einige unserer geliebten Dienste zu verändern. So entwickelt sich insbesondere Microsoft Teams sehr gut und holt sogar gegenüber Slack auf. Im Dezember 2018 berichtete Computer World, dass MS Teams „jetzt die zweitbeliebteste Service-Chat-App ist“.

In einer kürzlich durchgeführten Spiceworks-Umfrage wurde festgestellt, dass 21 % der Teilnehmer Teams nutzen, während es im Jahr 2016 nur 3 % waren. Während wir unsere Hühner nicht zählen können, bevor sie schlüpfen, und dies nur eine Umfrage mit begrenztem Umfang ist, denke ich, dass es ein klares Zeichen für eine Reaktion auf bestehende Serviceanforderungen gibt. Slack hat tatsächlich die Idee des persistenten Chats eingeführt, der die E-Mail ersetzt und Interaktionen und Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht.

Aber diese Plattformen wie Webex Teams und Microsoft Teams haben tatsächlich erkannt, dass eine Softwareanwendung für die Gruppenkooperation viel mehr ist als ein eleganter IRC-Chatraum – sonst wäre IRC nicht durch hübschere und glänzendere Anwendungen verändert worden. Die Möglichkeit, nicht nur über Text, sondern auch über Video, Whiteboarding und sogar die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten zusammenzuarbeiten, ist so leistungsstark, dass es keinen Grund gibt, dies nicht zu ermöglichen.

Das ist auch der Punkt, an dem Microsoft Teams besonders glänzt: die tiefe Einbeziehung und Integration bestehender Microsoft Office und Office 365 Tools und Elemente. Es ist eine Untertreibung zu behaupten, dass die Office-Suite tatsächlich innovativ war und weiterhin ist (zumindest in gewisser Weise, auch wenn sie nur viel bessere Konkurrenten hervorgebracht hat).

Die Möglichkeit, eine einfach zu bedienende und sogar kostenlose Option zu nutzen, die nicht nur mit einigen der gängigsten Tools zusammenarbeitet, die wir bereits täglich verwenden, ist ein Kinderspiel, anstatt andere Tools zusammenzuschustern. Ist das nicht schließlich der Sinn von Unified Communications?

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Über Barbara Eitelmann 15 Artikel
Barbara Eitelmann ist eine ehemalige Autorin Reuters Health. Sie ist eine Gesundheitsjournalistin, die über gesunde Ernährung schreibt und evidenzbasierte Ratschläge für normale Menschen anbietet. Barbara hat zwei Bücher für die beliebte Dummies Series mitverfasst. Barbara hat einen Master-Abschluss in Humanernährung von der Universität Hamburg.